<<不動産売却の必要書類チェックリストを解説>>滋賀県東近江市・近江八幡市の不動産売買は株式会社ライトパス

書類の準備は売却を決めたらすぐ始めるのがベスト

不動産売却の手続きは、査定依頼からスタートして引渡し完了まで、一般的に3〜6ヶ月程度かかります。その間に必要な書類は一度にすべて揃えるものではなく、フェーズが進むにつれて段階的に提出を求められます。

ただし、書類によっては取得に時間がかかるものや有効期限があるものがあります。たとえば、共有名義の不動産で共有者が遠方にいる場合、全員の印鑑証明書を揃えるだけで相当な時間を要することがあります。土地の境界が未確定の場合は、確定測量の実施から境界確認書の取得まで数ヶ月かかるケースも珍しくありません。

こうした事情から、売却を決断したらすぐに必要書類の確認と準備を始めることが、スムーズな売却への第一歩です。

必要書類は大きく5つのフェーズに分かれる

不動産売却に必要な書類は、以下の5つのタイミングで使い分けられます。

フェーズ① 査定・媒介契約時：物件情報の確認と不動産会社への提出

フェーズ② 売買契約時：買主との契約締結・権利証の提示

フェーズ③ 引渡し時：所有権移転と残代金の受領

フェーズ④ 確定申告時：譲渡所得の計算・税務申告

フェーズ⑤ 状況別（相続・共有名義・物件種別）：追加で必要になる書類

以下、各フェーズの書類を詳しく見ていきましょう。

不動産会社に売却を依頼し、査定を受け、媒介契約を結ぶ段階で必要になる書類です。この時点で揃えておくと、その後の手続きがスムーズに進みます。

登記事項証明書（登記簿謄本）

不動産の所在地・地番・面積・所有者・抵当権の有無などが記載された公的書類です。査定の基礎情報として不動産会社が確認します。

【取得方法】

全国の法務局窓口またはオンライン申請システム（登記・供託オンライン申請システム）で取得できます。東近江市の物件であれば、大津地方法務局 東近江出張所（東近江市）が管轄法務局です。窓口での交付手数料は1通600円、オンライン申請の場合は1通500円です。

※手数料は変更になる場合があるため、取得前に法務局公式サイトで最新情報をご確認ください

【ポイント】

不動産会社が代わりに取得してくれるケースもありますが、事前に自分で取得しておくと査定がスムーズに進みます。

固定資産税・都市計画税 納税通知書

毎年4〜6月頃に市区町村から送付される書類で、物件の課税評価額が記載されています。売却後の固定資産税の日割り精算や、登記費用の計算に使用します。

【取得方法】

紛失した場合は、東近江市役所の税務課窓口で「固定資産税評価証明書」（1通300〜400円程度）を取得することで代用できます。

本人確認書類

売主本人であることを証明するために必要です。運転免許証・マイナンバーカード・パスポートなど、顔写真入りのものが1点あれば通常は対応可能です。

【注意点】

共有名義の物件の場合は、共有者全員分の本人確認書類が必要です。

土地測量図・境界確認書（戸建・土地の場合）

土地の面積・形状・隣地との境界線が明示された図面です。購入時に受け取っているはずですが、見当たらない場合は法務局で「地積測量図」（1通450円）を取得できます。

【重要】

隣地との境界が未確定の場合は、土地家屋調査士による確定測量が必要です。隣地所有者の数や立会い状況によっては、完了まで数ヶ月を要することがあります。早めに不動産会社へ相談してください。

間取り図・建物図面

購入時に受け取ったパンフレットや設計図書が該当します。販売広告の作成や物件説明に活用されます。紛失していても査定自体は可能ですが、あると売却活動がスムーズになります。

買主が決まり、売買契約を締結するタイミングで必要になる書類です。この段階から法的効力のある書類が増えるため、注意が必要です。

登記識別情報（または登記済権利証）

不動産の所有者であることを証明する最も重要な書類です。2005年（平成17年）の不動産登記法改正以前は「登記済権利証（権利書）」、以降に取得した物件では12桁の英数字が記載された「登記識別情報通知書」として交付されています。

【取得方法】

物件取得時に法務局から交付されるもので、再発行はできません。自宅の大切な書類の中をよく確認してみてください。

【紛失した場合】

手続きができなくなるわけではありません。「事前通知制度」または「司法書士による本人確認情報の作成」という代替手段があります。ただし費用と時間が余分にかかるため、紛失が判明した時点で早急に担当の不動産会社へ伝えることが重要です。詳しくは後述の「書類を紛失してしまったら？」をご参照ください。

実印・印鑑証明書

売買契約書への押印には実印が必要で、それを証明する印鑑証明書もあわせて提出します。

【有効期限】

印鑑証明書は発行から3ヶ月以内のものしか使用できません。取得のタイミングに注意してください。なお、印鑑証明書はマイナンバーカードがあればコンビニのマルチコピー機でも取得できます。

【取得方法】

東近江市にお住まいの方は、東近江市役所（本庁・各支所）の窓口、またはコンビニ交付（マイナンバーカード利用）で取得できます。

住民票

登記上の住所と現在の住所が異なる場合（転居した場合など）に必要です。所有権移転登記の前に「住所変更登記」を行うために使用します。

【有効期限】

印鑑証明書と同じく、発行から3ヶ月以内のものが必要です。

物件状況報告書・付帯設備表

物件の現状（雨漏りやシロアリの有無、境界の状況など）と、引渡し時に残置する設備の状態を売主自身が記載する書類です。

【注意点】

これらは通常、仲介する不動産会社が書式を用意し、内容を確認しながら記入します。ただし、記載内容に虚偽や告知漏れがあると、引渡し後に買主とトラブルになるリスクがあるため、わかっていることは正直に記載することが大切です。

建築確認済証・検査済証（戸建・新築の場合）

建物が建築基準法に適合して建築されていることを証明する書類です。建築確認済証は工事着工前、検査済証は完了検査後に交付されます。

【紛失した場合】

いずれも再発行はできません。東近江市役所建築課（または管轄の建築指導課）で、「建築計画概要書」や「確認台帳記載事項証明書」を発行してもらうことで代替できます。

以前の売買契約書・重要事項説明書

物件を購入した際に締結した売買契約書と、受け取った重要事項説明書です。売却時の譲渡所得計算に使用します（詳しくはSTEP 4参照）。紛失した場合は、購入時の不動産会社へ問い合わせると副本が保管されている場合があります。

残代金の受領と物件の引渡しを行うタイミングで必要になる書類です。司法書士が同席するのが一般的で、所有権移転登記の手続きもこの場で進めます。

抵当権抹消書類（住宅ローン残債がある場合）

住宅ローンを組んで購入した物件には、金融機関による「抵当権」が設定されています。売却にあたってはローンを完済し、抵当権を抹消する必要があります。

【取得方法】

売却代金でローンを完済する場合、決済当日に金融機関の担当者が抵当権抹消書類を持参するケースが多いです。事前に借入先の金融機関へ手続きの流れを確認しておきましょう。

固定資産評価証明書

所有権移転登記の際に必要な書類で、登録免許税の計算に使用します。

【取得方法】

 東近江市役所の税務課窓口で取得できます。固定資産税・都市計画税納税通知書に同封された「課税明細書」で代用できる場合もあります。

銀行口座が確認できるもの

売却代金の振込先を確認するために、通帳またはキャッシュカードなど口座情報（金融機関名・支店名・口座番号）がわかるものを用意します。大きな金額が動くため、口座情報の誤りには十分注意が必要です。

不動産を売却した翌年の2〜3月（確定申告期間）に、税務署への申告が必要になるケースがあります。書類を後から集めようとすると苦労することが多いため、引渡しと同時に保管場所をまとめておくことをおすすめします。

確定申告が必要になるケースとは

不動産売却後に確定申告が必要になるのは、主に以下の場合です。

【売却益（譲渡所得）が発生した場合】

売却価格が取得費・譲渡費用の合計を上回った場合

【特別控除・特例を利用する場合】

3,000万円特別控除（マイホームの特例）など、控除・特例を適用するために申告が必要

【売却損が出た場合でも特例を使いたい場合】

損失の繰越控除などの適用を受けるとき

「売却益が出なかった＝確定申告不要」とは限りません。特別控除の適用を受けるためだけでも申告は必要です。不明な場合は担当の不動産会社または税理士へご相談ください。

売買契約書（売却時・購入時の両方）

売却時の売買契約書は、売却価格の証明として必要です。また、購入時の売買契約書は「取得費」の証明として使用します。取得費が不明の場合は売却価格の5%を概算取得費として計上できますが、実際の取得費がそれを上回る場合は購入時の契約書があった方が有利になります。

※売却時の契約書には収入印紙の貼り付けが必要で、印紙税が課されます（売却価格によって税額が異なります）

譲渡費用の領収書類

売却にかかった費用（譲渡費用）は、譲渡所得の計算時に売却価格から差し引くことができます。以下の費用が対象です。

● 仲介手数料の領収書

● 確定測量費用の領収書

● 建物解体費用の領収書（更地にして売却した場合）

● 印紙税額の証明（売買契約書に貼付した分）

これらの領収書は、確定申告まで大切に保管してください。

特別控除・特例を適用する場合の追加書類

【3,000万円特別控除（居住用財産の特例）を適用する場合】

● 売却した不動産の登記事項証明書

● 住民票（売却前の居住実態を証明するもの）

● 売却先が親族や配偶者でないことの確認（第三者との売買であれば通常不要）

【特定の居住用財産の買換え特例を適用する場合】

● 新たに購入した物件の売買契約書・登記事項証明書

● 新居の住民票

※注意：特例の適用条件は複雑で、適用できる期間や対象に制限があります。これらの書類については税理士への相談をおすすめします。

物件の種別によって、上記の共通書類に加えて準備が必要な書類があります。

一戸建て・土地の場合：確定測量図と境界の明示

戸建てや土地の売却では、買主への境界の明示が重要です。隣地との境界が不明確なまま売却すると、購入後に境界紛争が起きるリスクがあります。

必要に応じて確定測量図を用意します。確定測量とは、隣地所有者の立会いのもと土地境界を確定させる測量のことで、土地家屋調査士に依頼します。費用は一般的に30万〜60万円程度、期間は2〜3ヶ月が目安です（隣地の数や状況によって変わります）。

マンションの場合：管理規約・長期修繕計画書など

マンション特有の追加書類として以下のものがあります。

● 管理規約・使用細則：ペット飼育のルール、駐車場の利用条件などが記載

● 長期修繕計画書：将来の修繕費用の計画

● 管理費・修繕積立金の確認書類：月額費用と滞納の有無

● 総会議事録（直近数年分）：管理組合の決議事項を確認

これらは購入時に受け取っているはずですが、紛失した場合はマンションの管理組合または管理会社へ問い合わせてください。

東近江市・近江八幡市エリアでは、親御さんから受け継いだ実家や農地・田畑の売却相談が多く寄せられます。相続物件の売却では、通常の売却書類に加えて相続関連の書類が必要です。

名義が被相続人のままの場合は相続登記が先決

2024年（令和6年）4月から相続登記が義務化されており、不動産を相続したことを知った日から3年以内に相続登記を完了させる義務があります。名義が被相続人（亡くなった方）のままでは売却手続きを進められないため、まず相続登記を完了させる必要があります。

相続関連書類の一覧

相続登記と売却に必要な主な書類は以下のとおりです。

● 被相続人の出生から死亡までの連続した戸籍謄本（除籍謄本・改製原戸籍）

● 相続人全員の現在の戸籍謄本

● 遺産分割協議書（相続人全員の署名・実印押印が必要）

● 相続人全員の印鑑証明書

● 固定資産税評価証明書（相続登記用）

● 登記事項証明書

遺言書がある場合は、その内容に従った手続きが必要になります。自筆証書遺言は家庭裁判所での検認手続きが必要（法務局保管のものは不要）ですが、公正証書遺言はそのまま使用できます。

共有名義の場合は共有者全員の書類が必要

相続によって複数の相続人が共有名義になった物件を売却する場合、共有者全員の同意と署名・実印が必要です。相続人が遠方に住んでいる場合や関係が複雑な場合は、早めに専門家への相談をおすすめします。

ライトパスでは、行政書士が在籍し、提携司法書士とも連携しながら相続から売却まで一貫したサポートが可能です。東近江市・近江八幡市で相続物件の売却をご検討の方はお気軽にご相談ください。

「書類が古くて見当たらない」というご相談は珍しくありません。主要な書類の紛失時の対処法をまとめます。

登記識別情報・権利証を紛失した場合

再発行はできません。ただし、以下の代替手段によって売却手続きを進めることは可能です。

① 事前通知制度の利用

所有権移転登記の申請後、法務局から売主へ郵便で通知が届きます。売主はその通知書に実印を押して返送することで本人確認が完了します。ただし、通知から返送までの約2週間は登記手続きが止まるため、決済スケジュールに影響が出る場合があります。

② 司法書士による本人確認情報の作成

売主が司法書士と面談し、本人確認と売却意思の確認を行います。司法書士が「本人確認情報」という書類を作成することで、権利証の代替として登記申請が可能になります。こちらは費用（司法書士報酬）がかかりますが、決済がスムーズに進みやすいため実務では多く利用されます。

紛失が判明した時点で、担当の不動産会社へ早急に連絡してください。

建築確認済証・検査済証を紛失した場合

建築確認済証・検査済証は再発行不可です。代替書類として、東近江市役所（建築指導課）で以下の書類を取得できます。

● 建築計画概要書：建築確認の申請概要が記載された書類

● 確認台帳記載事項証明書：建築確認の台帳への記録を証明する書類

費用は数百円程度ですが、古い建物は台帳そのものが存在しない場合もあります。取得前に窓口へ事前確認することをおすすめします。

測量図がない場合は確定測量から

土地測量図・境界確認書が見当たらない場合、まず法務局で地積測量図（1通450円）を取得できますが、これは確定測量に基づかない場合もあります。隣地との境界が不明確な場合は確定測量が必要です。費用・期間については前述のとおりです。不動産会社に相談すると土地家屋調査士を紹介してもらえます。

東近江市・近江八幡市エリアで不動産売却書類を取得する際の窓口をまとめます。

法務局（大津地方法務局 東近江出張所）で取得できる書類

● 登記事項証明書（登記簿謄本）

● 地積測量図・建物図面

● 公図（土地の境界を示す図面）

大津地方法務局 東近江出張所は東近江市内に位置します（※所在地・電話番号・窓口時間は法務省公式サイトでご確認ください）。なお、登記事項証明書はオンライン申請（登記・供託オンライン申請システム）でも取得可能です。

【ポイント】

法務局の書類は不動産の住所ではなく「地番」で申請する必要があります。地番がわからない場合は固定資産税納税通知書または不動産会社に確認しましょう。

市役所で取得できる書類

● 住民票（本人・世帯員）→ 東近江市役所市民課または各支所

● 印鑑証明書 → 東近江市役所市民課または各支所

● 固定資産税評価証明書 → 東近江市役所税務課

● 固定資産税課税明細書（固定資産税納税通知書の紛失時）→ 税務課

● 建築計画概要書・確認台帳記載事項証明書 → 東近江市役所建築指導課（※管轄が委任されている場合は滋賀県へ）

オンライン取得が使える書類

手続きのデジタル化が進んでおり、以下はオンラインでも取得できます。

● 登記事項証明書：登記・供託オンライン申請システム

https://www.touki-kyoutaku-online.moj.go.jp から申請可能。手数料500円（書面交付の場合は送料別）

● 住民票・印鑑証明書：マイナンバーカードがあればコンビニ交付が可能（東近江市はコンビニ交付に対応しています）

不動産売却 必要書類チェックリストを下記に記載していますが、上の画像のように“どの段階でどの書類が必要か”を一目で分かるようGoogleスプレッドシート形式でもまとめています。上記画像か、下記URLをクリックしてダウンロードしご活用いただければ幸いです。

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1vkHkY5n9KFQ63sU4GM4qqVcYCbSXrpHz/edit?usp=share_link&ouid=108131674710784488160&rtpof=true&sd=true

◆ 全物件共通チェックリスト

【登記事項証明書】

査定時に法務局・オンラインで取得。

※査定時有効期限なし（最新取得を推奨）

【固定資産税納税通知書】

自宅に保存している過去の通知書（査定時毎年4〜6月送付）または市役所で確認。

【本人確認書類】

媒介契約、売買契約時に必要。

【登記識別情報または登記済権利証】

建物を購入時に入手したもの。売買契約時等に必要。

※再発行不可のため、紛失時は役所で手続きが必要

【実印】

売買契約時に必要

【印鑑証明書】

発行から3ヶ月以内のものが、売買契約時に必要。

【住民票】（住所変更がある場合）

発行から3ヶ月以内のものが、売買契約時に必要。

【物件状況報告書・付帯設備表】

媒介契約時にヒアリング形式で必要情報の記載を行い、売買契約時に添付。

【固定資産評価証明書】

資産税課・税務課などで窓口申請。物件引渡し時に必要。

【銀行口座確認書類】

引渡し時に必要

【売却時の売買契約書（控え）】

確定申告時に必要になるため、紛失しないよう翌年まで保管

【購入時の売買契約書】

確定申告時に取得費証明として必要になるため、紛失せず保管。

【仲介手数料等の領収書】

確定申告時に譲渡費用として計上可能。

◆ 戸建て・土地 追加チェックリスト

【土地測量図・境界確認書】

保管書類または法務局で取得。媒介契約時に必要で、境界が未確定の場合は確定測量が必要。

【建築確認済証・検査済証】

保管書類または市役所で取得。売買契約時に必要なため、紛失時は代替書類取得。

【間取り図・建物図面】

保管書類または市役所で取得。媒介契約図に、販売活動資料として必要

◆ マンション 追加チェックリスト

【管理規約・使用細則】

保管書類または管理組合に確認。売買契約時に必要

【長期修繕計画書】

保管書類または管理組合に確認。売買契約時に必要

【管理費・修繕積立金の確認書】

管理組合・管理会社に確認。売買契約時に必要

【総会議事録（直近数年分）】

管理組合・管理会社に確認。売買契約時に必要

◆ 相続物件 追加チェックリスト

【被相続人の連続戸籍謄本】

被相続人の本籍地の市区町村の窓口で取得。相続登記前に必要。

【相続人全員の戸籍謄本】

各自の本籍地の市区町村で窓口申請。相続登記前に必要。

【遺産分割協議書】

自分でも対応可能だが、専門家に作成依頼するのが一般的。相続登記前に必要で、相続人全員の実印・署名必要。

【相続人全員の印鑑証明書】

各自の市区町村の窓口で申請。相続登記前に必要で、発行から3ヶ月以内のものに限る。

【固定資産税評価証明書（登記用）】

市役所に申請。相続登記前に必要。

まとめ

不動産売却に必要な書類は種類が多く、フェーズごとに異なるため、全体像を把握しないままに進めると直前で慌てることになりかねません。特に以下の点には早めの対応が必要です。

● 登記識別情報（権利証）の所在確認：紛失時は代替手続きに時間と費用がかかる

● 土地の境界確認：未確定の場合は確定測量に2〜3ヶ月要することがある

● 相続物件は相続登記が先決：2024年4月から義務化、名義変更なしには売却できない

● 確定申告書類は引渡しと同時にまとめて保管：翌年の申告まで紛失しないよう管理する

ライトパスでは東近江市・近江八幡市・彦根市エリアを中心に、書類の確認サポートから売却活動・確定申告のご案内まで、一貫してサポートしています。「書類が揃っているか確認してほしい」「相続した不動産の売却について聞きたい」など、お気軽にご相談ください。